Dal 1° gennaio 2026 è entrato a regime un sistema che punta alla piena integrazione tra:

• registrazione dei corrispettivi (Registratore Telematico – RT)

• pagamenti elettronici (POS)

In pratica, il Fisco può confrontare ciò che comunichi con l’RT ogni giorno con i dati del “transato” elettronico comunicati mensilmente. Se qualcosa non torna… possono partire contestazioni e sanzioni.

Il punto chiave: 2 adempimenti distinti (con sanzioni diverse)

1) Indicare correttamente in cassa come il cliente paga (contanti o elettronico)

Se il POS non è fisicamente collegato al registratore, spesso la modalità di pagamento va digitata manualmente in cassa (contanti / elettronico). Questa informazione viene inviata con i corrispettivi di fine giornata.

✅ Sanzione già attiva dal 1° gennaio 2026
Se indichi/registri in RT la modalità di incasso in modo errato (senza effetti sulla liquidazione del tributo), scatta una sanzione di 100 euro per ciascuna trasmissione, con limite massimo 1.000 euro per trimestre (senza cumulo giuridico).

2) Collegare “logicamente” POS e RT (tramite funzione web)

È un obbligo diverso: riguarda il collegamento POS–RT tramite una funzionalità web (indicata come disponibile dal 5 marzo 2026).

⏱️ Tempistiche

• POS già in uso al 1° gennaio 2026: collegamento entro 45 giorni

• nuovi strumenti/variazioni: entro il 6° giorno del secondo mese successivo alla disponibilità/variazione

🚫 Se non colleghi nei termini

• sanzione da 1.000 a 4.000 euro

• e anche sanzioni accessorie: sospensione della licenza/autorizzazione da 15 giorni a 2 mesi (se recidiva: 2–6 mesi)

“Ho sbagliato in cassa”: cosa fare (senza panico)

“Una scadenza non è un problema… se la vedi in tempo.” 👀🗓️

Caso A – Ti accorgi subito dell’errore (prima della chiusura giornaliera)

La via consigliata è l’annullo: emettere un documento commerciale che annulla il precedente nella memoria di dettaglio del RT.

Caso B – Te ne accorgi dopo (a fine giornata o giorni dopo)

Serve una gestione più “formale”: segnalazione nell’area “Fatture e Corrispettivi” per giustificare l’anomalia, nella sezione Monitoraggio (Consultazione), indicando la motivazione della trasmissione anomala.

Mini check-list per negozi, bar, ristoranti e attività con cassa

✅ In cassa

• istruisci il personale: contanti vs elettronico va indicato sempre correttamente

• se POS e RT non sono collegati fisicamente, definisci una “regola” chiara (chi digita cosa, quando)

✅ Procedure

• prepara un mini vademecum scritto vicino alla cassa (anche 1 pagina)

• così riduci gli errori e, in caso di controlli, dimostri di aver adottato misure organizzative idonee

✅ Controlli interni

• verifica periodicamente coerenza tra: report POS / chiusure RT / incassi effettivi

• se c’è uno scostamento, correggi e documenta subito

✅ Collegamento POS–RT

• segnati la data di disponibilità della funzione e programma l’operazione

• attenzione alle scadenze (45 giorni / 6° giorno del secondo mese successivo)

Esempio pratico (molto comune)

Il cliente paga con carta ma in cassa viene selezionato “contanti”.
Risultato: l’RT invia un corrispettivo con incasso “cash”, mentre l’acquirer comunica un transato elettronico.
➡️ Anche se l’IVA è corretta, l’errore può generare anomalia e, dal 2026, sanzione per la comunicazione errata.

Francesco Paolo La Francesca – Consulente Tributario Qualificato ATI e Certificato UNI 11511